3 moduri de a fi un secretar eficient și organizat

Cuprins:

3 moduri de a fi un secretar eficient și organizat
3 moduri de a fi un secretar eficient și organizat

Video: 3 moduri de a fi un secretar eficient și organizat

Video: 3 moduri de a fi un secretar eficient și organizat
Video: 8 lucruri pe care nu le știai despre penis 2024, Martie
Anonim

Pentru a fi un secretar bun, trebuie să fii întotdeauna gata să rezolvi ceva, pe lângă faptul că ești eficient și organizat. Persoana care își asumă acest rol, care necesită o mare încredere, este o parte indispensabilă a echipei, dar asta nu o eliberează de faptul că trebuie să știe să comunice foarte bine. Îmbunătățirea din ce în ce mai mare a abilităților este modalitatea de a avea un loc de muncă interesant, stabil și plăcut.

pași

Metoda 1 din 3: adoptarea unei poziții profesionale

Fii un secretar eficient și organizat Pasul 1
Fii un secretar eficient și organizat Pasul 1

Pasul 1. Sosiți întotdeauna la timp

Încercați să ajungeți puțin mai devreme decât de obicei pentru a organiza biroul și a vă pregăti pentru întâlnirile zilei și alte întâlniri. Profitați de timpul în care mediul este mai gol și mai liniștit pentru a citi e-mailuri și pentru a urmări progresul altor sarcini importante.

Încercați să notați cât durează până ajungeți la muncă în fiecare zi și reglați-vă rutina în consecință. Acordați-vă o marjă de 15 sau 20 de minute în avans, astfel încât să nu riscați să întârziați din cauza ceva neprevăzut. Dacă mergeți undeva pentru prima dată, faceți mai întâi un test pentru a vă face o idee despre cât vă va dura să ajungeți acolo

Fii un secretar eficient și organizat Pasul 2
Fii un secretar eficient și organizat Pasul 2

Pasul 2. Organizează ideile

Odihnește-te din plin pentru a-ți face mintea calmă și relaxată. Astfel puteți organiza ideile mai clar. Consumați cafea sau ceai dimineața devreme sau când simțiți că trebuie să vă reîmprospătați mintea. Ori de câte ori este posibil, faceți o pauză și lăsați biroul într-o stare curată și ordonată.

La fiecare 52 de minute lucrate, este înțelept să faci o pauză de 17 minute. Studiile arată că acest lucru și timpul de odihnă măresc și mai mult productivitatea. În pauză, ridică-te și întinde-te sau fă niște exerciții simple. De asemenea, profitați de ocazie pentru a discuta puțin cu colegii sau pur și simplu faceți o plimbare prin birou și beți puțină apă

Fii un secretar eficient și organizat Pasul 3
Fii un secretar eficient și organizat Pasul 3

Pasul 3. Fiți întotdeauna atenți la program

Una dintre cele mai importante obligații ale celor care lucrează în rolul de secretar este să cunoască programul șefului, alți angajați importanți din companie și sarcinile pe care trebuie să le îndeplinească. Urmăriți întotdeauna programul pentru a evita greșelile, cum ar fi programarea a două întâlniri diferite în același timp.

Lăsați agenda, fizică sau virtuală, întotdeauna deschisă. Când cineva îți pune o întrebare despre numirile șefului tău sau încearcă să programeze o întâlnire, vei avea deja informațiile la îndemână

Fii un secretar eficient și organizat Pasul 4
Fii un secretar eficient și organizat Pasul 4

Pasul 4. Mergeți pregătit pentru întâlniri

Aduceți toate materialele necesare, cum ar fi agenda, laptopul și notele de la conferințele anterioare. Înainte de a începe întâlnirea, întrebați-l pe superiorul dvs. dacă trebuie să faceți ceva, cum ar fi înmânarea unor documente participanților sau responsabilitatea pentru computer pentru a face o prezentare.

Cu o seară înainte sau cu câteva ore înainte, trimiteți scopul întâlnirii, procesele verbale ale întâlnirilor anterioare sau orice alt material relevant pentru participanți

Fii un secretar eficient și organizat Pasul 5
Fii un secretar eficient și organizat Pasul 5

Pasul 5. Învață stenograma

Cererea de înregistrare a informațiilor este de obicei mare pentru cei care lucrează în funcția de secretar. Faceți un curs de stenografie pentru a învăța modalități de a scrie mai repede.

Dacă nu sunteți obișnuiți să luați note manual, puteți învăța să tastați mai repede. Testați-l punând un cronometru de un minut pentru fiecare dispozitiv pe care îl utilizați și încercați să tastați rapid pe telefon, tabletă și computer. Apoi faceți un număr pentru a vedea câte cuvinte puteți introduce pe fiecare dispozitiv. Folosiți cea care obține cele mai bune performanțe cel mai des

Metoda 2 din 3: Îmbunătățirea tehnicilor organizaționale

Fii un secretar eficient și organizat Pasul 6
Fii un secretar eficient și organizat Pasul 6

Pasul 1. Folosiți calendare și calendare

Păstrați-vă programul, calendarul și notebook-ul la îndemână și actualizați informațiile după cum este necesar.

  • Preferați să lucrați cu pix și hârtie? Aveți un tampon și un stilou care se potrivesc în buzunar sau în geantă, astfel încât să le puteți purta oricând. Când notați lista de sarcini pe care o puteți realiza, încetați sarcina de pe listă.
  • Este în regulă dacă preferați resursele digitale. Utilizați calendarul mobil pentru a programa întâlniri și întâlniri și setați alerta pentru a primi notificări și memento-uri. Aplicații precum Wunderlist și Todoist ajută foarte mult.
Fii un secretar eficient și organizat Pasul 7
Fii un secretar eficient și organizat Pasul 7

Pasul 2. Sincronizați informațiile

Pentru a vă menține actualizate notele, sarcinile și programările, este important să sincronizați informațiile de pe toate dispozitivele. În prezent, orice aplicație modernă aduce această caracteristică.

  • Distribuiți sarcini și documente altor angajați și șefului dvs. Basecamp și Trello sunt aplicații care pot fi utilizate de mai multe persoane din cadrul unei echipe.
  • Trimiteți documente și foi de calcul prin Google Docs sau aplicații de partajare precum Dropbox și Hightail.
Fii un secretar eficient și organizat Pasul 8
Fii un secretar eficient și organizat Pasul 8

Pasul 3. Creați un sistem de culori

Notele și documentele dvs. vor fi mai ușor de înțeles dacă le puteți organiza după culoare. Setați o culoare pentru fiecare proiect, zi, angajat sau orice alt tip de divizie care vă poate ușura munca. Utilizați markere text sau file colorate pentru a găsi informații mai rapid.

Multe aplicații mobile și de e-mail oferă acest tip de caracteristică pentru a împărți sarcinile în funcție de culoare

Fii un secretar eficient și organizat Pasul 9
Fii un secretar eficient și organizat Pasul 9

Pasul 4. Ștergeți căsuța de e-mail

Păstrați-vă căsuța de e-mail optimizată, eliminând toate mesajele inutile și lăsând doar cele mai importante. De asemenea, puteți marca un mesaj ca necitit sau puteți pune o pictogramă de urmărire lângă acesta. Puteți plasa e-mailuri mai puțin importante în dosare și le puteți șterge pe cele inutile.

Încercați să creați dosare organizate în funcție de an, trimestru sau lună. Sau împărțiți după proiect, tip sau angajat. Încercați să răspundeți, să ștergeți sau să colectați informații importante imediat după ce le primiți, pentru a evita să ajungeți la mesaje irelevante în căsuța de e-mail sau să uitați să răspundeți. Setați câteva sarcini pentru propria organizație: setarea destinației fiecărui mesaj până la sfârșitul zilei este una dintre aceste sarcini

Fii un secretar eficient și organizat Pasul 10
Fii un secretar eficient și organizat Pasul 10

Pasul 5. Fii consecvent

Păstrați materialele de același tip în locul lor și puneți deoparte caiete și foldere pentru proiecte specifice. Păstrați un tampon și un pix la telefon pentru a face note rapide și pentru a evita scrierea pe hârtie liberă, ușor de pierdut. Notați informațiile despre întâlnire într-un loc separat, astfel încât să nu riscați să amestecați datele cu date mai puțin importante.

Fii un secretar eficient și organizat Pasul 11
Fii un secretar eficient și organizat Pasul 11

Pasul 6. Economisiți hârtie și timp

Evitați imprimarea documentelor inutile. Ce este posibil să se utilizeze numai digital, alegeți această metodă. Salvați sau scanați înregistrări importante pentru a nu pierde material și timp. Unul dintre avantajele salvării documentelor în fișiere digitale este că accesul la ele va fi întotdeauna la doar un clic distanță și nu riscați să le pierdeți.

Fii un secretar eficient și organizat Pasul 12
Fii un secretar eficient și organizat Pasul 12

Pasul 7. Păstrează inventarul de materiale mereu la zi

Aveți grijă să nu ratați materialele de bază, cum ar fi caiete, pixuri, plicuri, foldere și capse. Dacă nu sunteți responsabil pentru achiziționarea acestor articole, vă rugăm să furnizați o listă pentru achiziții. Nu rămâneți fără consumabile pentru a comanda o nouă expediere. Este posibil să obțineți o reducere bună dacă cumpărați produsele în cantități mari.

Păstrați materialele organizate pe birou. Utilizați cutii de fișiere, foldere, tăvi și alte organizatoare

Metoda 3 din 3: Comunicarea eficientă

Fii un secretar eficient și organizat Pasul 13
Fii un secretar eficient și organizat Pasul 13

Pasul 1. Păstrați un model de răspunsuri

O modalitate simplă de a economisi timp și energie este să aveți câteva fișiere cu răspunsuri standard și frecvent utilizate. În funcție de întrebare, puteți răspunde deja cu un răspuns gata, fie prin e-mail, fie prin telefon.

Fii un secretar eficient și organizat Pasul 14
Fii un secretar eficient și organizat Pasul 14

Pasul 2. Fii meticulos

Notați toate informațiile importante pe telefonul dvs. mobil sau în calendarul dvs., indiferent dacă este vorba de un apel telefonic, un e-mail primit sau subiectul acoperit de o întâlnire. Organizați aceste note în dosare sau fișiere digitale pentru a vă referi ori de câte ori aveți o întrebare sau sunteți întrebat despre aceasta și nu vă mai amintiți imediat.

Fii un secretar eficient și organizat Pasul 15
Fii un secretar eficient și organizat Pasul 15

Pasul 3. Fii eficient și prietenos la telefon

Creați un salut amabil și explicativ atunci când răspundeți la un apel. Aveți la îndemână o listă de extensii de la alte persoane și departamente și încercați să memorați cele mai importante pentru a primi rapid apelurile.

Aflați ce caracteristici oferă telefonul dvs., cum ar fi redirecționarea apelului direct la căsuța poștală a unui angajat sau adăugarea persoanei la un apel conferință. Cunoașterea acestor proceduri vă va ajuta să fiți mai eficienți și să evitați dificultățile tehnice

Fii un secretar eficient și organizat Pasul 16
Fii un secretar eficient și organizat Pasul 16

Pasul 4. Cunoașteți bine limba portugheză

Scrierea dvs. trebuie să fie impecabilă, fără erori de ortografie, gramatică și de punctuație. Înainte de a trimite un e-mail sau de a distribui o notă, examinați-o pentru a vedea dacă textul este corect. Nu vreți să trimiteți un e-mail șefului plin de greșeli grotești, nu-i așa?

Majoritatea editorilor de text și aplicațiilor de e-mail oferă funcția de revizuire. Există, de asemenea, câteva extensii pe care le puteți adăuga în browserul dvs. care corectează greșelile de tipărire din text de pe site-urile web și platformele de socializare. Gândiți-vă să aveți una dintre aceste extensii, mai ales dacă este responsabilitatea dvs. să postați pe rețelele companiei sau pe site-ul web

Fii un secretar eficient și organizat Pasul 17
Fii un secretar eficient și organizat Pasul 17

Pasul 5. Fii scurt și politicos în e-mailuri și mesaje vocale

Explicați scopul apelului sau al e-mailului, fiind cât mai succint și obiectiv posibil. Nu uitați să vă dați numele și compania pentru care lucrați. Dacă este posibil, lăsați câteva informații de contact în plus față de ceea ce utilizați pentru a comunica.

Fii un secretar eficient și organizat Pasul 18
Fii un secretar eficient și organizat Pasul 18

Pasul 6. Confirmați orele de întâlnire

Confirmați prin e-mail sau telefon reuniunile șefului dvs. și alte sarcini importante cu o zi înainte sau cu câteva ore mai devreme. Este important să vă asigurați atât cu el, cât și cu persoana pe care o va întâlni sau va întâlni. Contactați oricine nu a răspuns la o cerere, trimițând un e-mail scurt, politicos sau efectuând un apel telefonic amabil.

Recomandat: