3 moduri de a scrie un e-mail de invitație la întâlnire

Cuprins:

3 moduri de a scrie un e-mail de invitație la întâlnire
3 moduri de a scrie un e-mail de invitație la întâlnire

Video: 3 moduri de a scrie un e-mail de invitație la întâlnire

Video: 3 moduri de a scrie un e-mail de invitație la întâlnire
Video: Cum să Arăți EXCELENT în ORICE POZĂ | 6 Sfaturi pentru a ÎMBUNĂTĂȚI ASPECTUL Pozelor tale 2024, Martie
Anonim

Pentru a stabili o întâlnire, va trebui să comunicați detaliile tuturor participanților într-un mod clar și scurt. Trebuie să spuneți când va avea loc întâlnirea, unde va fi și ce probleme vor fi acoperite. Includeți note dacă întâlnirea are nevoie de pregătire sau materiale. Utilizați aplicația obișnuită de e-mail sau Outlook, asigurați-vă că includeți toate cele mai importante detalii, astfel încât oaspeții să știe la ce să se aștepte.

pași

Metoda 1 din 3: Scrierea unui subiect bun

Scrieți un e-mail pentru o invitație la întâlnire Pasul 1
Scrieți un e-mail pentru o invitație la întâlnire Pasul 1

Pasul 1. Scrieți un subiect scurt și foarte relevant cu data și subiectul care vor fi abordate la ședință

Introducerea acestor detalii le permite oamenilor să știe imediat când va fi întâlnirea și ce va fi acoperit în ea, fără a fi nevoie chiar să deschidă e-mailul. De exemplu, scrieți „Reuniunea 12 august: noi linii directoare de raportare”.

Avertizare:

dacă nu puneți subiectul întâlnirii, oamenii vor răspunde probabil întrebând dacă va fi direcționat către departamentul lor sau dacă este necesară participarea. Preferă să postezi subiectul!

Scrieți un e-mail pentru o invitație la întâlnire Pasul 2
Scrieți un e-mail pentru o invitație la întâlnire Pasul 2

Pasul 2. Solicitați confirmarea prezenței în subiect

Dacă trebuie să știți cine va participa la întâlnire, cereți oamenilor să confirme că se vor alătura imediat subiectului e-mailului. În acest fel, vor ști că trebuie să răspundă cât mai repede posibil înainte de a deschide chiar e-mailul. Puteți scrie „Vineri 06/10 | Ședință de resurse umane - vă rugăm să confirmați prezența.”

Sau „Vă rugăm să confirmați participarea: ședința de resurse umane din 06/10”

Scrieți un e-mail pentru o invitație la întâlnire Pasul 3
Scrieți un e-mail pentru o invitație la întâlnire Pasul 3

Pasul 3. Indicați dacă aceasta este o întâlnire de urgență în subiectul e-mailului

Dacă problema care trebuie abordată este urgentă sau necesită o acțiune rapidă, iar întâlnirea trebuie să aibă loc imediat, puneți această urgență chiar în subiectul e-mailului. De exemplu, ați putea scrie ceva de genul „Întâlnire de urgență | Luni 31/03: securitate cibernetică.”

Este important să menționăm că este o situație de urgență și să indicăm ce va fi discutat la ședință

Scrieți un e-mail pentru o invitație la întâlnire Pasul 4
Scrieți un e-mail pentru o invitație la întâlnire Pasul 4

Pasul 4. Indicați dacă este necesară sau sugerată participarea

Dacă lucrați pentru o companie mare, este posibil ca unii angajați să nu fie solicitați la toate întâlnirile. Indicați la ce departament întâlnirea va fi relevantă deja pe acest subiect sau spuneți dacă beneficiarii trebuie să participe sau nu. De exemplu, puteți pune „Întâlnire obligatorie Dep. Marketing 6/10”.

Dacă întâlnirea nu este obligatorie, puteți scrie ceva de genul: „Ședința sugerată va avea loc pe 06/10. Tema este Tacticile de cercetare eficiente.”

Scrieți un e-mail pentru o invitație la întâlnire Pasul 5
Scrieți un e-mail pentru o invitație la întâlnire Pasul 5

Pasul 5. Scrieți toate cuvintele din subiect, astfel încât nimeni să nu se confunde

Folosirea abrevierilor ar putea părea o idee bună, dar nu sunt la fel de specifice ca cuvintele întregi și pot încurca oamenii. De exemplu, „Att” poate fi „sincer” sau „atenție”, în funcție de situație.

Este în regulă să folosiți acronime obișnuite precum „RH”, „CFO” sau „Wed”. (prescurtat miercuri)

Metoda 2 din 3: conturarea corpului e-mailului

Scrieți un e-mail pentru o invitație la întâlnire Pasul 6
Scrieți un e-mail pentru o invitație la întâlnire Pasul 6

Pasul 1. Scrieți o scurtă introducere prietenoasă și scurte observații

Dacă lucrezi pentru o companie mare și încă nu îi cunoști pe toți, prezintă-te. De asemenea, este important să adăugați în această scurtă introducere dacă oamenii trebuie să aducă documente sau materiale la întâlnire.

Faceți o introducere mai personală sau mai relevantă pentru lucrare. De exemplu „Bună ziua tuturor din echipă! Sunt încântat de lansarea noului spectacol săptămâna viitoare!”

Bacsis:

postează un memento despre ce trebuie să aducă oamenii sau despre ce trebuie să termine înainte de a merge la întâlnire. De exemplu, „Memento: vă rugăm să aduceți patru copii tipărite ale listei dvs. actualizate de contact cu furnizorii”.

Scrieți un e-mail pentru o invitație la întâlnire Pasul 7
Scrieți un e-mail pentru o invitație la întâlnire Pasul 7

Pasul 2. Introduceți data și ora întâlnirii pe o linie separată, astfel încât să fie evidențiată

Deoarece aceste informații sunt esențiale pentru ca oamenii să poată participa la întâlnire, cel mai bine este să le clarificați și să le desprindeți de restul textului. Îndepărtați două rânduri atât deasupra cât și dedesubt și faceți textul aldin.

  • Exemplu: „6 octombrie, între orele 10:30 și 11:45”.
  • Dacă întâlnirea este online, informați fusul orar, astfel încât oamenii mai îndepărtați să nu rateze întâlnirea din cauza unei comunicări greșite. Puneți „6 octombrie, între orele 10:30 și 11:45 (ora de est)”.
Scrieți un e-mail pentru o invitație la întâlnire Pasul 8
Scrieți un e-mail pentru o invitație la întâlnire Pasul 8

Pasul 3. Puneți locația după dată și oră

Faceți locația la fel de proeminentă ca data și ora, mai ales dacă întâlnirea va avea loc într-o locație nouă, greu de găsit sau dacă știți că unii dintre oaspeți nu cunosc locul bine. Dacă întâlnirea este virtuală (fie că este vorba de un forum live sau de un chat video), furnizați link-ul forumului sau linkul video pentru acces ușor.

Când explicați unde este locul, asigurați-vă că totul este detaliat. De exemplu: „Vă rugăm să participați la întâlnire în sala 592 din clădirea Timaren (Av. Faria Lima, 3240). Camera 592 se află la al doilea nivel al clădirii. Luați liftul de la parter și urcați la etajul 12 și apoi folosiți liftul din aripa de sud (din stânga) pentru a merge la etajul 59.”

Scrieți un e-mail pentru o invitație la întâlnire Pasul 9
Scrieți un e-mail pentru o invitație la întâlnire Pasul 9

Pasul 4. Indicați scopul întâlnirii

Anunțați participanții care este scopul întâlnirii. Introducerea unui program scurt îi ajută pe oameni să știe ce trebuie să facă înainte de zi. Puteți pur și simplu să postați subiectul (cum ar fi „Actualizare privind securitatea cibernetică”) sau să postați un program precum următorul:

  • 10: 30-10: 45: Partajarea actualizărilor de proiect.
  • 10: 45-11: 10: compararea și alegerea ofertelor viabile.
  • 11: 10-11: 30: brainstorming și lansarea obiectivelor.
Scrieți un e-mail pentru o invitație la întâlnire Pasul 10
Scrieți un e-mail pentru o invitație la întâlnire Pasul 10

Pasul 5. Examinați e-mailul pentru a corecta erorile gramaticale sau informațiile incorecte

Cele mai importante lucruri sunt data, ora și locul întâlnirii. Trebuie să vă asigurați că aceste informații sunt corecte! De asemenea, consultați introducerea, programul sau alte secțiuni pentru a vă asigura că ați scris tot ce aveți nevoie.

Citiți e-mailul cu voce tare pentru a vă asigura că propozițiile sunt ușor de înțeles și scurte înainte de a le trimite

Metoda 3 din 3: Utilizarea Outlook sau a unei alte aplicații integrate de calendar

Scrieți un e-mail pentru o invitație la întâlnire Pasul 11
Scrieți un e-mail pentru o invitație la întâlnire Pasul 11

Pasul 1. Faceți clic pe „Întâlnire nouă” în fila „Acasă” din Outlook

Dacă compania dvs. folosește o bază de date de comunicare cu un calendar încorporat, cum ar fi Outlook, utilizați acest instrument pentru a programa întâlnirea. Acesta este adesea cel mai bun mod de a lua legătura cu oamenii cu care lucrați.

Dacă compania dvs. nu folosește Outlook sau ceva similar, utilizați e-mailul furnizat de companie pentru a trimite invitația la întâlnire

Scrieți un e-mail pentru o invitație la întâlnire Pasul 12
Scrieți un e-mail pentru o invitație la întâlnire Pasul 12

Pasul 2. Alegeți data și ora în fereastra „Asistent de programare”

După crearea unei noi întâlniri, fereastra calendarului se va deschide pe ecran. Faceți clic pe „Asistent de programare” și selectați data și ora disponibile pentru întâlnire.

Verificați dacă toți participanții vor fi disponibili în acea zi și oră. În funcție de aplicația pe care o folosește compania dvs., este posibil să trebuiască să vă ajustați setările de vizualizare, astfel încât să puteți vedea programul tuturor (în plus față de al dvs.)

Scrieți un e-mail pentru o invitație la întâlnire Pasul 13
Scrieți un e-mail pentru o invitație la întâlnire Pasul 13

Pasul 3. Adăugați participanți tastându-le numele sau folosind agenda

Faceți clic pe bara de text pentru a introduce numele manual sau derulați în jos prin agendă și selectați nume de acolo. Utilizați funcția „Asistent de programare” pentru a verifica disponibilitatea altor persoane.

Dacă oamenii nu sunt disponibili, numele lor vor fi evidențiate. Vrăjitorul va afișa chiar recomandări de timp pentru a se potrivi mai bine programelor participanților

Scrieți un e-mail pentru o invitație la întâlnire Pasul 14
Scrieți un e-mail pentru o invitație la întâlnire Pasul 14

Pasul 4. Introduceți orele de început și sfârșit pentru întâlnire

Asigurați-vă că data se potrivește cu cea pe care ați selectat-o mai devreme și faceți clic pe butonul calendar pentru a face modificările de care aveți nevoie. Utilizați săgețile în jos din dreapta opțiunilor de timp și selectați la ce oră va începe întâlnirea și la ce oră se va încheia.

A pune timpul final este un mod de a respecta timpul oamenilor, deoarece îi ajută să știe la ce să se aștepte și le permite să planifice modul în care vor merge la întâlnire sau se vor organiza în raport cu restul sarcinilor pe care le au în ziua respectivă

Scrieți un e-mail pentru o invitație la întâlnire Pasul 15
Scrieți un e-mail pentru o invitație la întâlnire Pasul 15

Pasul 5. Faceți clic pe „Întâlniri” sub fila „Întâlnire” din partea de sus a ecranului

Când faceți clic, veți fi readus la ecranul programărilor generale și puteți vedea întâlnirea pe care tocmai ați rezervat-o. Includeți subiectul, locația și alte note aici.

Dacă nu vedeți întâlnirea pe ecran, reveniți înapoi și faceți din nou procesul

Scrieți un e-mail pentru o invitație la întâlnire Pasul 16
Scrieți un e-mail pentru o invitație la întâlnire Pasul 16

Pasul 6. Fiți specific subiectului, locației și altor informații pertinente

Anunțați participanții despre ce este întâlnirea pe scurt (de exemplu, „Testarea produsului viitor”). Explicați bine unde este și locul și dați instrucțiuni despre cum să ajungeți acolo dacă nu este un loc obișnuit sau este dificil de găsit. Adăugați note relevante (cum ar fi ceea ce oamenii trebuie să aducă).

  • Introduceți adresa locației chiar dacă credeți că oaspeții știu deja unde este.
  • Când ați terminat, dați clic pe „trimiteți”.

Bacsis:

evitați să puneți subiecte care sunt prea vagi, cum ar fi „brainstorming”, pentru că asta nu permite oamenilor să știe cu siguranță care este scopul întâlnirii. Preferați lucruri precum „furnizorii de brainstorming pentru noul produs”

sfaturi

  • Examinați e-mailul sau invitația și lăsați-l cât mai scurt și simplu posibil.
  • Folosiți un limbaj profesionist și prietenos.
  • După ce ați terminat de completat totul, reveniți înapoi și examinați lista destinatarilor pentru a vă asigura că toți cei care trebuie invitați sunt pe ea.
  • Introduceți adresele pe linia „bcc:” dacă doriți să nu apară tuturor destinatarilor.

Observații

  • Nu trimiteți invitația sau e-mailul fără o dată, o oră și un loc pentru a nu frustra oamenii sau pentru a primi un flux de răspunsuri care cer aceste informații.
  • Nu scrieți totul cu majuscule, deoarece acest lucru este considerat echivalentul țipătului și este neprofesionist.

Recomandat: