Cum să scrieți un e-mail de afaceri pentru cineva pe care nu îl cunoașteți

Cuprins:

Cum să scrieți un e-mail de afaceri pentru cineva pe care nu îl cunoașteți
Cum să scrieți un e-mail de afaceri pentru cineva pe care nu îl cunoașteți

Video: Cum să scrieți un e-mail de afaceri pentru cineva pe care nu îl cunoașteți

Video: Cum să scrieți un e-mail de afaceri pentru cineva pe care nu îl cunoașteți
Video: How to Change View as Default in Outlook? 2024, Martie
Anonim

În viața profesională, în special în această epocă a tehnologiei în care trăim, este foarte obișnuit să scrii un e-mail de afaceri cuiva pe care nu-l cunoști. Oricât de jenant ar părea acest lucru la prima vedere, face parte din slujbă și este foarte obișnuit. Când aveți dubii cu privire la modul de procedare, există câteva reguli de etichetă pe care le puteți urma atunci când compuneți un e-mail către o persoană necunoscută.

pași

Partea 1 din 3: Noțiuni introductive Scrierea e-mailului

Compuneți un e-mail de afaceri cuiva pe care nu îl cunoașteți Pasul 1
Compuneți un e-mail de afaceri cuiva pe care nu îl cunoașteți Pasul 1

Pasul 1. Căutați

Înainte de a scrie un e-mail către cineva pe care nu-l cunoști, trebuie să faci câteva lucruri. Pentru a începe, aruncați o privire pe site-ul web al companiei pentru care lucrează persoana respectivă.

  • Dacă încă nu cunoașteți adresa de e-mail a persoanei, căutați pe site-ul web al companiei. Dacă aceste informații nu sunt listate, va trebui să găsiți o altă modalitate de a obține adresa sa de e-mail. O alternativă este să apelați compania și să solicitați adresa de e-mail a persoanei.
  • Doriți să luați legătura cu o întrebare? Vă rugăm să rețineți dacă întrebarea nu este deja răspunsă în informațiile disponibile pe site. Adesea, datele sunt gata și disponibile pentru consultare, doar căutați.
  • Vedeți dacă trimiteți mesajul persoanei potrivite. Mulți oameni încep un e-mail scriind lucruri precum „Nu sunt sigur că ești persoana potrivită pentru a răspunde la întrebarea mea, dar …”. Pe lângă lipsa de profesionalism din partea ta, această atitudine devine lipsită de respect pentru că pierzi timpul cuiva. Dacă nu știți cui să-l trimiteți, așteptați un timp pentru confirmare.
Compuneți un e-mail de afaceri cuiva pe care nu îl cunoașteți Pasul 2
Compuneți un e-mail de afaceri cuiva pe care nu îl cunoașteți Pasul 2

Pasul 2. Puneți un titlu descriptiv

În linia în care scrieți subiectul, este important să introduceți motivul pentru care trimiteți mesajul. De cele mai multe ori, mai ales când persoana primește sute de e-mailuri pe zi, mesajele trimise de necunoscuți sunt șterse sau ignorate. O descriere clară în câmpul subiectului reduce șansele ca e-mailul dvs. să fie trecut cu vederea.

  • În câteva cuvinte, explicați conținutul mesajului. Folosiți cât mai multe detalii posibil în patru sau cinci cuvinte. „Întâlnirea la ora 10:00 pe un nou sistem informatic”, de exemplu, este mai bună decât un titlu generic precum „Întâlnirea de dimineață”.
  • „Bună” sau „Bună ziua” sunt subiecte foarte vagi și sunt adesea văzute ca spam, pe lângă faptul că sunt ușor aruncate.
  • Folosiți un cont de e-mail profesional, deoarece adresa dvs. de e-mail va fi văzută lângă subiect. Preferă un cont cu numele tău real, nu numele unui personaj sau ceva legat de un hobby. Pentru conturile de afaceri, numele și prenumele dvs. (sau cel mai frecvent utilizat de dvs.) sunt ideale.
  • Nu scrieți niciodată subiectul unui e-mail cu majuscule, chiar dacă este urgent. Literele majuscule, în limbajul internetului, înseamnă că țipi și acest lucru poate fi interpretat ca o comunicare ostilă.
Compuneți un e-mail de afaceri cuiva pe care nu îl cunoașteți Pasul 3
Compuneți un e-mail de afaceri cuiva pe care nu îl cunoașteți Pasul 3

Pasul 3. Luați în considerare modul cel mai bun de a vă referi la destinatar

Această parte poate fi dificilă atunci când trimiteți mesajul unui străin, deoarece nu știți cum le place să fie numiți. Din fericire, există câteva reguli de etichetă pe care ar trebui să le luați în considerare în aceste cazuri.

  • Dacă nu cunoașteți numele destinatarului, evitați tratamente precum „Pentru cine poate fi de interes” sau ceva foarte formal, precum „Stimate domn / doamnă”. Pe de altă parte, este de asemenea înțelept să eviți un ton prea dezinvolt pentru un mesaj profesional precum „Bună” sau „Ce se întâmplă?”. Când aveți dubii, utilizați „Stimate Domn / Doamnă”.
  • Asigurați-vă că numele persoanei este scris corect. Este ușor să greșești schimbând câteva litere, mai ales când este un nume mai complicat.
  • Folosiți „Mr.” și „doamna” Urmează prenumele destinatarului. Dacă numele său este Joaquim dos Santos, de exemplu, începeți mesajul cu „Dragă Sr. Joaquim”.
  • Dacă nu știi vârsta sau starea civilă, dacă ești femeie, evită să folosești „Miss”. în introducere. Pentru e-mailurile profesionale, cel mai bine este să folosiți „Doamna”. Sau pur și simplu „Draga”.
  • Pentru un doctorand, este cel mai potrivit să se numească „Dr.” Sau „Dr.”
Compuneți un e-mail de afaceri cuiva pe care nu îl cunoașteți Pasul 4
Compuneți un e-mail de afaceri cuiva pe care nu îl cunoașteți Pasul 4

Pasul 4. Identifică-te

Când trimiteți un e-mail de afaceri, nu uitați că reprezentați compania pentru care lucrați. Prin urmare, este esențial ca în prima propoziție să vă identificați și să spuneți unde lucrați. E-mailul dvs. poate începe astfel: „Dragă doamnă Carolina, mă numesc João Dantas și lucrez în departamentul de marketing de la Wilson Tecnologia”.

Partea 2 din 3: Compunerea e-mailului

Compuneți un e-mail de afaceri cuiva pe care nu îl cunoașteți Pasul 5
Compuneți un e-mail de afaceri cuiva pe care nu îl cunoașteți Pasul 5

Pasul 1. Fii scurt și la obiect

Când poți fi succint și direct, îi prezinți o imagine profesională și pozitivă destinatarului. Această asertivitate este de obicei văzută cu ochi buni, ceea ce mărește șansele de a primi un e-mail cu mult mai multă agilitate și amabilitate similară.

  • După ce te-ai identificat, următorul pas este să explici scopul e-mailului. Această parte ar trebui să fie, de asemenea, asertivă și scrisă în două propoziții.
  • Folosiți un ton pozitiv. Chiar dacă este o plângere sau o chestiune mai gravă, fii amabil și politicos. Nu folosiți cuvinte proaste pentru a vă referi la destinatar și nici pentru a vorbi rău despre șefi, angajați sau alte companii.
  • Nu uitați, atunci când vă identificați în e-mail, să vă puneți numele și poziția pe care o ocupați. Dacă trimiteți mesajul în numele întregii echipe sau departament, vă rugăm să includeți aceste informații.
Compuneți un e-mail de afaceri cuiva pe care nu îl cunoașteți Pasul 6
Compuneți un e-mail de afaceri cuiva pe care nu îl cunoașteți Pasul 6

Pasul 2. Fii clar

Un e-mail profesional trebuie să fie ușor de înțeles, de unde și nevoia de a folosi cuvinte clare care nu permit interpretarea dublă.

  • Folosiți voce activă. În loc să spunem, de exemplu, „Un document a fost trimis de șeful meu, Jaime Pereira”, spune „Șeful meu, Jaime Pereira, a trimis un document”.
  • Evitați jargonul și termenii tehnici, chiar dacă sunt utilizați în mod obișnuit în compania dvs. În timp ce comunicați cu cineva care nu face parte din relația dvs. profesională, preferați expresii și termeni mai obișnuiți.
  • Folosește propoziții scurte. Eliminați conjuncțiile ori de câte ori este posibil și evitați propozițiile foarte lungi. În loc de „Nu am primit feedback cu privire la document și am dori să monitorizăm situația pentru a afla dacă ați înțeles informațiile transmise”, preferați „Nu am primit feedback cu privire la documentul trimis. Aveți nevoie de informații care nu au fost clarificate?”.
  • Este esențial să scrieți portugheza corect, să folosiți bine gramatica, ortografia și punctuația. Înainte de a trimite mesajul, examinați textul.
Compuneți un e-mail de afaceri cuiva pe care nu îl cunoașteți Pasul 7
Compuneți un e-mail de afaceri cuiva pe care nu îl cunoașteți Pasul 7

Pasul 3. Știi ce să eviți

Unele reguli de etichetă determină ce poate și ce nu poate fi transmis prin e-mail. Iată câteva sfaturi:

  • Nu există nicio problemă la atașarea unui fișier, atâta timp cât acesta a fost aranjat anterior cu persoana respectivă sau face parte din prezentarea de deschidere.
  • Evitați atașarea fișierelor foarte grele. Dacă acest document este esențial, trimiteți în prealabil un alt e-mail pentru a vă informa ce va fi trimis în continuare.
  • Nu utilizați un abonament cu prea multe informații. Semnătura dvs. trebuie să conțină numele, titlul și departamentul, adresa de e-mail, adresa fizică și numărul de telefon.
  • Nu adăugați imagini de fundal. Pe lângă faptul că mesajul este mai greu, e-mailul face o impresie mai puțin profesională.

Partea 3 din 3: Finalizarea e-mailului

Compuneți un e-mail de afaceri cuiva pe care nu îl cunoașteți Pasul 8
Compuneți un e-mail de afaceri cuiva pe care nu îl cunoașteți Pasul 8

Pasul 1. Treceți instrucțiunile de răspuns

La sfârșitul contactului, oferiți politicos instrucțiuni cu privire la modul în care destinatarul poate răspunde.

  • Determinați o oră specifică. „Aș aprecia dacă poți reveni la mine până mâine la sfârșitul zilei” este un exemplu de cerere care trebuie făcută.
  • Includeți informațiile dvs. de contact, dacă este necesar. Pur și simplu spuneți „Simțiți-vă liber să răspundeți la acest e-mail” sau solicitați feedback prin telefon și includeți numărul dvs.
  • Explicați ce doriți. Nu spuneți doar „Aștept întoarcerea dvs.”, preferați ceva mai specific, cum ar fi „Aștept întoarcerea dvs., astfel încât să putem seta data de tranziție pentru noul sistem”.
Compuneți un e-mail de afaceri cuiva pe care nu îl cunoașteți Pasul 9
Compuneți un e-mail de afaceri cuiva pe care nu îl cunoașteți Pasul 9

Pasul 2. Alegeți un rămas bun potrivit

Înainte de semnare, este important să încheiați e-mailul politicos și corespunzător.

  • Evitați felicitările informale precum „Îmbrățișări” sau „Sărut”. Urmând aceeași linie de gândire, nu includeți emoticoane.
  • Într-un e-mail corporativ, cel mai bine este să încheiați cu „Sincer” sau „Sincerely”, care sunt adio frumos și nu compromit profesionalismul. „Cu cele mai bune salutări” urmează același ton.
  • „Mulțumesc” și „Mulțumesc pentru atenție” sunt, de asemenea, adecvate, dar trebuie evitate dacă nu solicitați o anumită sarcină în e-mail.
Compuneți un e-mail de afaceri cuiva pe care nu îl cunoașteți Pasul 10
Compuneți un e-mail de afaceri cuiva pe care nu îl cunoașteți Pasul 10

Pasul 3. Urmăriți

Oamenii din lumea corporațiilor sunt extrem de ocupați și este posibil să își uite adresa de e-mail printre atât de mulți alții. Dacă nu primiți un răspuns, trimiteți un alt mesaj, dar redirecționați-l pe cel anterior.

  • Lipsa feedback-ului poate fi neintenționată. Este chiar posibil ca e-mailul să fi aterizat în caseta de spam a persoanei.
  • Fiți politicos când trimiteți un alt e-mail. Spune ceva de genul „Presupun că ești destul de ocupat. Am vrut doar să confirm că ai primit e-mailul pe care ți l-am trimis mai devreme” și menționează subiectul mesajului original.

Recomandat: